Offline mobiel werken: weet waar u aan begint
Geschreven door: John Verwaaijen, Manager Benelux bij Magic Software
Mobility is bedoeld om werken efficiënter en effectiever te maken. Maar wat als er even – of iets langer – geen Wifi beschikbaar is? Veel bedrijven leggen die vraag neer bij hun leverancier, die daar ongetwijfeld een oplossing voor weet. Maar dan beginnen de problemen pas echt.
Mobiel werken is niet meer weg te denken uit het bedrijfsleven. Nu er meer ervaring mee wordt opgedaan, lopen organisaties ook tegen de beperkingen aan. Vaak zijn die ingegeven door security, het idee dat derden kunnen meekijken of zelfs informatie kunnen ontvreemden. Soms zijn het praktische hindernissen, zoals het beruchte ‘geen bereik’.
Nu heeft de IT-afdeling zo’n mooie app gebouwd voor de medewerkers in het veld, maar die blijken niet altijd en overal toegang tot Wifi te hebben. Wat jammer. De verkoopmedewerker kan zijn order niet plaatsen, want geen bereik. Op zo’n moment is er altijd wel iemand die op het idee komt die gegevens tijdelijk op het mobile device op te slaan en zodra hij weer online kan de informatie te versturen – als hij daar aan denkt tenminste. Dat zou op zich nog te automatiseren zijn, maar er ontstaan veel grotere problemen.
Het probleem van synchronisatie
Er verstrijkt immers tijd tussen het moment dat de verkoper zijn order plaatst en het moment dat hij de order doorgeeft aan de back-office. Het mobiele device en het back-officesysteem lopen niet meer synchroon, wat kan leiden tot ernstige conflicten. Het kan bijvoorbeeld betekenen dat de verkochte producten inmiddels helemaal niet meer leverbaar zijn. Dat zorgt voor veel problemen, zowel in de relatie met de klant als de relatie tussen verkoper en back-office.
De enige manier om dit te voorkomen is om elke verkoper ’s morgens een bepaalde hoeveelheid producten te laten claimen en ’s avonds het mobiele device te synchroniseren met de back-office en de geplaatste orders te laten verwerken. De gehele dag is de door de verkoper geclaimde voorraad niet beschikbaar voor collega’s. Dat is vooral jammer als de verkoper er niet in is geslaagd al zijn producten te verkopen. Dit probleem is niet nieuw – maar steekt in deze tijden van mobiel werken en de roep om offline-faciliteiten weer opnieuw de kop op. Een hoop gedoe alleen omdat een verkoper misschien een keertje geen bereik kan hebben.
Verlies van het device
Een zeker niet denkbeeldig probleem: het mobiele device raakt verloren voordat de gegevens zijn gesynchroniseerd met de back-office. Dat betekent: 1. De orders zijn in feite niet geplaatst en draaien niet mee in het leveringsproces, 2. Er zijn data verloren gegaan; en 3. Het device kan in ongewenste handen terecht gekomen zijn. Daarmee moet in het bedrijfsproces rekening mee gehouden worden, met als gevolg dat de meeste zullen moeten worden aangepast.
Kortom: offline werken legt een enorme claim op de back-office en de bedrijfsprocessen.
Offline werken niet altijd een probleem
Er zijn zeker werkzaamheden waarbij offline werken probleemloos kan worden toegepast, bijvoorbeeld in de wereld de schade-experts en vergelijkbare beroepen. Een schade-expert voert zijn werkzaamheden uit en checkt aan het eind van de dag in bij de back-office. Synchroniteit is geen probleem: Als het toch verkeerd gaat, moet hij alleen alle schades opnieuw opnemen, invoeren en inchecken. Zonde van het werk, maar er is geen man overboord.
Steeds meer mobile security
Security op het gebied van mobiele devices neemt verder toe. Bij verschillende overheidsdiensten is het om veiligheidsredenen onmogelijk om offline applicaties op een mobile device te hebben.
Experts op het gebied van mobile en security werken aan een systeem waarbij er helemaal geen apps meer op de mobiele devices hoeven draaien , maar op een centraal systeem. Een Citrix-achtige situatie dus, de apps zijn alleen maar beschikbaar als de gebruiker online is. Allemaal om het zo veilig mogelijk te houden – en offline werken uit te bannen.
Conclusie
Het faciliteren van offline-werken en het field-safe maken van mobile devices legt een enorme claim op de back-office. Er zullen bedrijfsprocessen moeten worden aangepast. Ook daarna ontstaat het vertrouwde beeld: 80 procent van wat gebeuren moet, verloopt vlekkeloos en gebeurt in 20 procent van de tijd. Het zijn met name de uitzonderingsgevallen die maken dat er veel mensen nodig zijn. Door het nemen van maatregelen om offline te kunnen werken op mobile devices verergert dat aanzienlijk. Het creëert immers niet één uitzonderingsgeval, maar direct meerdere. Zijn al die inspanningen de moeite waard?
Op dit moment leggen grote providers zoals UPC en Ziggo landelijke Wifi-netwerken aan. Het is maar de vraag waar in ons land is er over een paar jaar nog sprake zal zijn van geen of minder bereik.
Toch houden organisaties zich serieus bezig met de problematiek van offline-werken en leveranciers die er geen oplossing voor bieden zetten zichzelf buiten spel. Het is goed als beide partijen beseffen dat het faciliteren van offline-werken geen simpel IT-trucje is, maar enorme impact op de organisatie heeft.
Offline werken klinkt mooi, maar zal nooit gemeengoed worden, daarvoor zitten er veel te veel haken en ogen aan. Dat van te voren te beseffen is uiterst belangrijk. Het alternatief is door schade en schande wijs te worden, een weinig aantrekkelijk vooruitzicht.
John Verwaaijen is Manager Benelux bij Magic Software
